Preparar una presentación, según el esquema de @Pau García-Milá

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Una de las funciones clave que tiene el blog para mí, es servir como repositorio de contenido. Parte de este contenido almacenado consiste en instrucciones o procedimientos que aplico en determinados trabajos o actividades.

Si esto además te sirve a ti o a cualquier otra persona, muchísimo mejor.

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Bien, pues hoy, a través de este post, toca añadir otro procedimiento que me servirá a partir de ahora para preparar presentaciones de cualquier naturaleza, ya sean presentaciones de posibles futuras ediciones del proyecto “cultura preventiva desde la escuela”, presentación de ideas, propuestas u ofertas a clientes, presentaciones de iniciativas, proyectos o trabajos en eventos públicos ante audiencias más extensas, etcétera.

El procedimiento está basado en el libro “Eres un gran comunicador (pero aún no lo sabes)”[1] de Pau García-Milá, a quien tuve el honor de conocer el mes pasado, precisamente durante una presentación del mencionado libro en Barcelona.

En realidad, este post es una síntesis esquematizada -y adaptada a mi forma de trabajo- de una parte del libro, con objeto de reforzar mi aprendizaje de lo que en él aparece y tenerlo como una instrucción funcional de consulta simple, práctica y accesible, cada vez que prepare una presentación.

Preparar una presentación

Preparar la presentación consiste en definir sus partes y el orden [1] en que presentaremos cada una de ellas, a partir de un ingrediente base: la información [2], el contenido que queremos trasmitir.

Utilizando los mismos o muy similares conceptos que los utilizados en el libro de Pau, podemos preparar una gran presentación con estas seis partes:

1. Presentación (quién soy)
2. El problema (qué pretendo solucionar)
3. La competencia (qué se ha hecho hasta el momento)
4. Mi solución (qué hago)
5. Vínculo con la audiencia (qué espero del público)
6. Despedida (gracias y adiós)

Esta estructura en seis partes puede aplicarse independientemente del tipo de presentación y del soporte utilizado. Es decir, que incluso en los formatos más sencillos de presentación, como puede ser un discurso «tipo monólogo” (tú y un micrófono y nada más), la presentación debe tener una estructura mínima. A medida que incorporamos soportes a la presentación, como vídeos, diapositivas, etcétera, es más fácil diseñar y realizar una presentación bien estructurada.

Aunque cada presentación tiene factores específicos a los que se debe adaptar -como el contenido, el tipo de público, la finalidad pretendida, los recursos disponibles (ordenador, pizarra,…), la duración programada, etcétera- he dibujado un pequeño croquis para visualizar mejor la estructura en función de la duración e intensidad de cada parte, sobre la cual empezar a preparar una presentación:

Este esquema está bien pero, como digo, es sólo el punto de partida ya que, a la hora de realizar una presentación hay muchos otros componentes que pueden marcar una diferencia. Se trata de elementos como el humor, el “enganchar” con la audiencia contando ciertas historias, la reacción ante imprevistos, las respuestas a preguntas, la adaptación a retrasos o alteraciones en la agenda de la presentación, etcétera.

En un escenario ideal, todos estos componentes los habríamos tenido en cuenta en la fase de preparación y, al realizar la presentación todo iría según lo planificado. En la práctica esto es imposible, por la propia definición de problemas técnicos, “cosas del directo”, imprevistos o capacidad de improvisación.

Y luego está la personalidad y otras habilidades de comunicación de cada persona: la posición en el escenario, la voz, los movimientos de las manos, el miedo, la vergüenza, la inseguridad…

Para profundizar en estos y en otros muchos aspectos más, te remito directamente al libro de Pau García-Milá. Es revelador.

Referencias:
[1] GARCÍA-MILÁ, Pau. 2014. Eres un gran comunicador (pero aun no lo sabes), 2ª edición. Editorial Amat. Página 92.
[2] GARCÍA-MILÁ, Pau. 2014. Eres un gran comunicador (pero aun no lo sabes), 2ª edición. Editorial Amat. Página 58.